日常の記録とたまに雑想

あるダムの工事記録誌の編集会議に出席しました。
出席したと言っても、事務局の手伝いのほんの一員というくらいの立場です。
歴代の所長さん達が会議のメンバーということもあり、準備作業はすごく気を遣います。

資料の準備、机といすの配置換え、録音機器のセット、座席表の確認などなど。
1時間前から準備作業を始めて、30分後にあらかた完了。
ちょうどそれくらいから委員の方達がやって来始め、ほぼ時間通りに全員揃ってスタート、事務局としては完璧です。
30分前に全ての準備作業が完了していることが勝因。
実感しましたね、完璧だということを。
というのもその前日に同じような場面で失敗してへこんでいたので。

---

その前日、僕は技術士会主催の講演会にスタッフを兼ねて参加していました。

担当の割り振りの時、せっかく参加するので何か手伝おうと思って、パソコン・プロジェクター係に手を挙げました。
セッティングくらいはできると思って。
ただ手を挙げたときには、会場に行ってセッティングを手伝うくらいにしか思っていなかったのですが、改めて聞くと、パソコンもプロジェクターも持って来て下されば助かりますとのこと。

まぁ会社で使っているノートパソコンもあるし、プロジェクターも会社のを借りていけばいいやと思って、ただプロジェクターを持ち運ぶのは重いなぁって思ってたくらいでした。

当日、講演者が30分前に来られるということだったので、それに合わせて行って、講演のファイルを受け取って簡単にセッティングすれば、あとは座ってるだけかなと思っていました。
今どきファイルのやりとりで手間取ることはあまりないですからね。

でも・・・やはりそう甘くはありませんでした。
会場に着いて講演者が持ってこられたファイルをパソコンで読み込もうとしたら、見せたい動画が動かない、と。
プログラムの認識ができないのです。

これで少し焦り始めた。
でも何度やってもダメ。古めのパソコンを持って行ったので、いま標準で入っているようなプログラムが入っていなかったのかもしれません。

そんな作業をしつつ、プロジェクターの接続を始めたら、今度はコードが短くてパソコンから届かない。
会場のホテルから長いコードを借りたら（有料と言われたけど）、それで映した画面が紫色がかってとても変。
たぶんコードがおかしかったのでしょう。
仕方ないから、もとの短いコードを使って、プロジェクターの近くにパソコンを置いて誰かが操作しようということになり、自ずとその役割は僕。
セッティングだけすればあとは座って講演を聴くだけという思惑は見事に外れました。

それにしても準備に見込んだ30分はあっという間でした。
そもそもは僕が30分前でいいやと思ったのが大きな間違いでした。

全てうまく進めば30分でも十分余る。
だけどひとつトラブルがあると、30分なんてあっという間なのです。
余裕なんて全くなく、気がついたらもう開始時間。

仕切る立場ではない末端のスタッフでも、準備開始は遅くとも1時間前。

いまさらこんなことが教訓になるとは情けない。
いままで仕事で何を身につけてきたのか。

------

うまくいった会議準備と、うまくいかなかった講演会準備。
その差は 30分 でした。