日常の記録とたまに雑想

先週、同僚が「次回の打ち合わせでは、どういう順番で説明したらわかりやすいでしょうかね」と聞いてきた。
ある業務で住民にアンケート調査をするのだけど、その調査方法がちょっとややこしい。
しかもスケジュールがきついから、打ち合わせの場で方法を決定しないと間に合わない。
そうするとただ打ち合わせ資料をつくって説明して、さあどうしましょうかではまとまらない可能性があって、それではあとが困る。

僕はいいぞと思った。
打ち合わせを控えていると、担当者はその資料づくりに入る。
たいてい直前まで資料づくりに時間を費やすので、説明の仕方まで気が回らないことが多い。
でも資料も大事だけど、本当はどう伝えるかが大事だ。

資料をまずつくって、その資料でどう説明するかと考えるのはまだ初級。
どう説明したらわかりやすいかを考えて、その説明に合わせて資料をつくる。
順番が逆なのだ。
これができるようになると説明は格段に上達する。
だけどつくった資料で説明するということに慣れすぎていると、大きな発想の転換が必要なので、なかなかそうできない。

いろんな仕事をするなかで、それぞれで組んだ同僚とは「それで、どう説明しようか」と意識して投げかけるようにしてきた。
資料づくりだけでなく、説明のわかりやすさに気を向けてもらうようにするためだ。

今回、わかりやすい説明を考えてと僕からお願いするのではなく、同僚のほうから説明の仕方を相談してきた。
もちろんその同僚は、説明の仕方をただ聞きに来たのではなく、自分でいろいろ考えて、悩んで、自分なりの説明の流れを組み立ててから聞きに来たのだ。
感心、感心。

ひとつステップが上がった。
打ち合わせでの説明を任せることにした。次は実践だ。